Lecco, 04 giugno 2018   |  

Gestione digitale del ciclo passivo di fatturazione con più step

di a cura dello studio Qualitas Commercialisti Associati

Il primo step del processo riguarda le modalità di ricezione della fattura passiva del cliente dello studio.

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L’introduzione della fattura elettronica obbligatoria comporta una radicale modifica nelle attività dello studio per la contabilizzazione delle fatture attive e passive dei clienti che affidano al commercialista la tenuta e la conservazione della contabilità.

Tenendo conto delle indicazioni fornite dal documento “I servizi contabili nell’era della digitalizzazione”, redatto dal CNDCEC nel mese di marzo 2018, si potrebbe ipotizzare una soluzione operativa per la gestione del ciclo passivo di fatturazione.

Il primo step del processo riguarda le modalità di ricezione della fattura passiva del cliente dello studio. La fattura elettronica in formato XML dei fornitori del cliente dello studio arriva tramite canale adottato dalla software house del commercialista o del cliente. I canali previsti per la ricezione delle fatture dal provvedimento Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 sono alternativamente la PEC, il modello web service e il canale FTP.

Il commercialista, quindi, potrà utilizzare il canale web service per ricevere ed emettere le fatture dei propri clienti, con la conseguenza che, in questo caso, verrà rafforzata la collaborazione con la software house necessaria ad automatizzare l’acquisizione dei dati del ciclo passivo.

In alternativa, il commercialista può utilizzare un indirizzo PEC. Il canale PEC ha il vantaggio di rendere lo studio più autonomo, ma risulta meno performante e necessita di soluzioni in grado di monitorare e gestire i file pervenuti nella casella PEC per situazioni spiacevoli di impossibilità tecnica di ricezione.

Al fine di documentare la data di ricezione della fattura elettronica, rilevante ai fini del momento da cui decorre il termine per l’esercizio della detrazione (circolare Agenzia delle Entrate n. 1/2018), questa sarà comprovata dal canale di trasmissione impiegato, e quindi dal messaggio PEC, oppure dai file di log prodotti dal canale web service oppure FTP e che saranno acquisiti direttamente dal software dello studio e conservati come prova nel caso di eventuali verifiche e controlli.

La fattura elettronica deve essere convertita dal modulo sofware del commercialista in un formato leggibile (ad esempio in formato .PDF) e resa disponibile al cliente (tramite accesso via web o indirizzamento via e-mail). Il cliente dello studio deve verificare che i dati della fattura ricevuta siano corretti e per questo deve essere tempestivamente informato delle fatture ricevute con alert elettronici (sms, mail, ecc.).

Le fatture elettroniche pervenute dal SdI, prima della contabilizzazione, possono essere temporaneamente memorizzate in un’area del modulo sofware dello studio, per poi essere lavorate dall’utente dello studio con le consuete tempistiche.

La memorizzazione delle fatture consente al cliente e all’utente dello studio eventuali ulteriori verifiche prima della registrazione delle stesse, evitando così di annotare fatture non corrette.

L’utente di studio consultando le fatture ricevute può avviare la contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto ricevute nel periodo, con importazione dei dati nel modulo di contabilità con la richiesta di validare i dati proposti (ad esempio, il conto in cui registrare il costo in contabilità, la percentuale di detrazione IVA e di deduzione del costo, ecc.) o eventualmente di inserire i dati mancanti.

Per verificare la corrispondenza tra i dati proposti dal modulo di contabilità e quelli contenuti in fattura, evitando di stampare le fatture ricevute, l’utente di studio potrebbe, ad esempio, “suddividere” lo schermo del pc in due aree, evidenziando nella parte sinistra la fattura in formato leggibile e, in quella di destra, la registrazione contabile con i campi già compilati, da convalidare.

Le fatture elettroniche di acquisto, così come le notifiche di esito, sono ricercabili e consultabili da remoto nel modulo software in formato leggibile tramite apposita funzione di ricerca.

Dopo che le fatture elettroniche di acquisto sono state contabilizzate, il modulo di conservazione digitale acquisisce dal modulo di contabilità i protocolli IVA e li registra all’interno dell’Indice del pacchetto di archiviazione in formato XML, al quale sarà apposta la firma digitale e la marca temporale del Responsabile della conservazione.

In questo modo però è necessario attendere l’avvenuta registrazione in contabilità delle fatture per poter procedere alla loro conservazione digitale, mentre sarebbe opportuno rendere i due flussi autonomi. Rilevato poi che tutte le fatture elettroniche transitano dal SdI, sarebbe ipotizzabile la sostituzione del protocollo IVA con altre soluzioni quali l’annotazione in contabilità del campo contenuto nel file metadati pervenuto congiuntamente alla fattura elettronica.

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